Taakstatussen

Als het goed is, staat jouw Bessy omgeving vol met taken. Van openstaande taken, tot uitgevoerde taken: allemaal hebben ze een andere status. Hierdoor hebben jij en je team een duidelijk overzicht en weten jullie welke taken er nog moeten worden opgevolgd. Dat is natuurlijk cruciaal wanneer je te maken hebt met een volle planning. 😉

Om je te helpen je taken overzichtelijk te houden, en de statussen weer even goed op je netvlies te krijgen, hebben we ze hieronder op een rijtje gezet. We vertellen je precies op welk moment een status aan een taak wordt toegewezen (of kan worden toegewezen) en hoe je hiermee het beste kan werken. Hopelijk kan je na het lezen van dit artikel nóg overzichtelijker je taken beheren!

📘

Zichtbaarheid taakstatus

De taakstatus is zichtbaar op het planbord en in het takenoverzicht. Je kan de status op het planbord herkennen aan de kleur van de taak en in het takenoverzicht aan het icoon dat bij de taak staat.

Van open taak naar ingepland

Wanneer je een taak aanmaakt in je Bessy omgeving en er verder nog niets mee doet, is de taakstatus open. Dit kan je zien aan het grijze kalender icoon dat in het takenoverzicht bij de taak verschijnt. Heb je de beste optie in de planning gevonden en is de taak ingepland? Dan zal je zien dat het icoon in het takenoverzicht verandert naar een paarse kalender en de taak nu ook op het planbord in het grijs wordt weergegeven. De status van de taak is nu ingepland.

Taak uitvoeren op locatie

Het moment is daar: de buitendienst gaat vandaag de taak uitvoeren op locatie. Je buitendienst collega opent de taak in de buitendienst app en voert de werkzaamheden uit die onder de taak vallen. Wanneer alle werkzaamheden volledig zijn afgerond, kan de taak in de app worden afgevinkt als uitgevoerd. Het is ook mogelijk om een taak in de backoffice op uitgevoerd te zetten.

Doordat de taak nu groen wordt op het planbord en een groen vinkje krijgt in het takenoverzicht, kan je goed bijhouden welke afspraken op locatie helemaal klaar zijn. Overzichtelijk werken, daar houden we van! 😄

Een melding maken bij problemen

Wat als de taak niet kan worden uitgevoerd? Misschien is de klant niet thuis of ontbreken er materialen. In dit geval kan je een melding plaatsen bij de taak, waardoor de taakstatus zal wijzigen naar melding. Bij het plaatsen van een melding kan je kiezen uit vooraf ingestelde categorieën, waaraan je eventueel nog een korte beschrijving en foto kan toevoegen. Een melding kan zowel geplaatst worden in de buitendienst app als in de backoffice.

Wanneer een taakstatus op melding staat, wordt de taak op het planbord oranje en zal het icoon in het takenoverzicht wijzigen in een oranje bel. Het is dan duidelijk dat deze taak zo snel mogelijk weer moeten worden opgepakt. De binnendienst kan in de gebeurtenissen onder de taak teruglezen waarom er een melding is gemaakt en op basis van deze informatie de taak opnieuw openen en inplannen.

Alles gedaan? Taak sluiten

Als de taak is uitgevoerd, betekent dit dat de buitendienst op locatie klaar is. Maar het kan zijn de taak nog wel opvolging vereist. Misschien moet de binnendienst nog een factuur sturen of moet er nog een adviesverslag worden gedeeld. Is dit uiteindelijk ook gedaan en is alles omtrent de taak volledig afgehandeld? Dan kan je de taak sluiten.

Gesloten taken worden op het planbord blauw gekleurd en krijgen in het takenoverzicht een icoon met document. Zo kan je duidelijk zien welke taken jullie als team succesvol hebben afgerond! 💪

Een taak annuleren

Is het om wat voor reden dan ook niet meer nodig om naar de klant te gaan? Dan kan je de taak annuleren. Hierna kan je de taak altijd nog terugvinden in het takenoverzicht, door te filteren op geannuleerde taken. Mocht de taak in de toekomst toch nog moeten worden uitgevoerd, dan kan je deze opnieuw openen en inplannen. Eerdere gebeurtenissen kan je ten alle tijden terugvinden onder taakinformatie. De taak zal niet meer te zien zijn op het planbord.

Hopelijk heb je nu een goed beeld van de verschillende statussen en wanneer deze aan een taak toegewezen kunnen worden. Als iedereen in je team consequent is met het toewijzen van taakstatussen, zal je zien dat jullie super overzichtelijk in Bessy kunnen werken. 🤩