Werken er externen in je backoffice? Dan wil je waarschijnlijk dat zij beperkt toegang hebben tot taken en klantgegevens. Op deze manier houd je niet alleen de omgeving overzichtelijk, maar zorg je er ook voor dat de privacy van klanten goed wordt beschermd. Je kan deze beperkte taaktoegang gemakkelijk instellen in je Bessy omgeving. We vertellen je hieronder direct hoe je dit kan doen.

Groep aanmaken voor externe gebruikers

Je begint met het aanmaken van een groep voor de externe gebruikers. Hiervoor kan je in het configuratiescherm naar 'Groepen', waarna je klikt op de + button rechts bovenin, de groep een naam geeft en klikt op 'Aanmaken' voor het definitief toevoegen van de groep.

📘

Meerdere gebruikers van één bedrijf?

Wanneer het bijvoorbeeld meerdere gebruikers betreft van één bedrijf, kan je als groepsnaam desbetreffende bedrijfsnaam gebruiken. In andere gevallen kan je zelf een groepsnaam kiezen die de samengevoegde gebruikers goed omschrijft.

Gebruikers toevoegen aan de groep

Het is nu tijd om de gebruikers te gaan toevoegen aan de zojuist aangemaakte groep. Dit doe je door in het configuratiescherm naar 'Gebruikers' te gaan en te klikken op een gebruiker. Je kan nu met je muis op het linker icoon boven de gebruikersnaam gaan staan en vervolgens klikken wanneer je het groepsicoon ziet verschijnen. Vervolgens kan je de groep selecteren waaraan je deze gebruiker wil toevoegen.

📘

Verwijder externen uit de Company groep

Omdat je hoogstwaarschijnlijk niet wil dat de externen toegang hebben tot andere taken, is het handig om tijdens deze stap direct de Company groep te verwijderen. Dit kan je doen door op het kruisje naast Company te klikken. Doe je dit niet, dan zullen de externen toegang behouden tot andere taken in je Bessy omgeving.

Groepen toevoegen aan juiste taaksoorten

Om er nu voor te zorgen dat de groep standaard toegang heeft tot taken waarmee zij werken, kan je de groep koppelen aan taaksoorten. Dit kan je doen door een taaksoort te openen en bovenaan bij 'Groepen' de groep met externe gebruikers te selecteren.

📘

Toegankelijk voor externen

Wil je dat de taaksoorten alleen toegankelijk zijn voor de groep externen en niet voor alle backoffice gebruikers? Dan kan je onder de taaksoort de Company groep weghalen. De taken blijven wel altijd toegankelijk voor admins.

Vanaf nu zullen aangemaakte taken vanuit deze taaksoorten altijd direct toegankelijk zijn voor de groep externen. Alle andere taaksoorten in je Bessy omgeving, zullen voor de externen niet zichtbaar zijn.