Werk je met externe adviseurs? Dan hebben we goed nieuws. Door agenda's te koppelen zal deze samenwerking namelijk een stuk gemakkelijker verlopen! Met deze feature kan je straks agenda's en Bessy omgevingen koppelen aan jullie eigen Bessy omgeving. Hierdoor kunnen er direct afspraken worden ingepland in de agenda of planning van de adviseur, wordt er altijd gewerkt volgens jullie richtlijnen en rijdt iedere adviseur alleen nog maar optimale routes.

De kracht van het koppelen van agenda's

Eén ding is zeker, het koppelen van externe agenda's gaat jullie ontzettend veel tijd en kilometers besparen.

Met het koppelen van agenda's:
✓ Kan je direct afspraken plannen in de agenda of planning van een externe adviseur;
✓ Rijdt de externe adviseur duurzame routes door de planning optimalisatie van Planbot;
✓ Werkt de adviseur direct in een ingerichte omgeving volgens jouw werkprocessen;
✓ Kunnen eindklanten direct afspraken plannen in de agenda van een externe adviseur;
✓ Heb jij als opdrachtgever de volledige controle over de planning en uitvoering van afspraken.

Al met al wordt samenwerken met het koppelen van agenda's zowel voor opdrachtgever als voor adviseur een stuk efficiënter en leuker!

🙌 Samenwerken met gekoppelde agenda's

Je kan samenwerken met een externe adviseurs op twee verschillende manieren:

Gebruikers van een andere Bessy omgeving aan jullie omgeving koppelen
De agenda van een externe adviseur aan jullie Bessy omgeving koppelen via Outlook of Google Agenda

1. Gebruikers van een andere Bessy omgeving koppelen aan jullie omgeving

Stel je voor: er zijn meerdere adviseurs van een ander bedrijf die regelmatig voor je werken. Hoe fijn zou het zijn als deze adviseurs als externe gebruikers in jullie Bessy omgeving kunnen werken? Precies, ideaal!

Met het koppelen van een externe Bessy agenda kunnen gebruikers van een andere Bessy omgeving aan jullie omgeving worden gekoppeld. Vanaf dat moment kunnen er in jullie Bessy omgeving taken worden ingepland voor deze externe gebruikers. De aan hen toegewezen taken zullen ook in hun eigen Bessy omgeving zichtbaar zijn. Bij het inplannen van deze taken wordt er door Planbot rekening gehouden met bestaande afspraken, om zo weer tot een optimale planning te komen.

Je kan dus stellen dat de externe gebruikers in hun eigen Bessy omgeving werken aan jouw taken. Echter werken ze aan deze taken vanuit jullie Bessy omgeving, met de templates, processen en instellingen die jullie hebben ingericht. Dit betekent bijvoorbeeld dat e-mails verstuurd worden vanuit jullie omgeving en ook de checklists vanuit deze omgeving worden ingevuld.

Door op deze manier de Bessy agenda's te koppelen, kan de adviseur direct in een ingerichte omgeving werken zonder daarvoor iets te hoeven doen.

2. De agenda van een externe adviseur koppelen aan jullie Bessy omgeving

Als er adviseurs zijn die regelmatig voor jullie werken, is het natuurlijk handig om beschikking te hebben tot hun agenda. Zo weet je precies wanneer afspraken kunnen worden ingepland. Nóg handiger zou het zijn als je afspraken direct in hun agenda kan plannen en zij aan de afspraak kunnen werken vanuit jullie Bessy omgeving. De koppeling met een Google of Outlook Agenda maakt dit mogelijk!

Een externe adviseur koppelt de Outlook of Google agenda aan jullie Bessy omgeving. Hierna kan Planbot afspraken inplannen voor de adviseur om zijn bestaande afspraken heen. Planbot houdt hierbij rekening met de locatie en duur van bestaande afspraken.

Wanneer de adviseur de door jouw ingeplande afspraak in zijn agenda opent, kan hij de locatie zien en een link naar de taak in jullie Bessy omgeving. Door op deze link te klikken, kan de adviseur de taak uitvoeren en informatie registreren.

Op deze manier kan je niet alleen je afspraken voor externe adviseurs optimaal plannen, maar zorg je er direct voor dat adviseurs werken op jullie manier.

🔒 Hoe zit het met privacy?

Door een agenda of planning aan jullie Bessy omgeving te koppelen, kan je zien wanneer een adviseur afspraken in zijn eigen agenda heeft ingepland. Daar is in principe alles mee gezegd. Als opdrachtgever heb je namelijk geen inzichten in de afspraak- en locatiegegevens van externe afspraken. Afspraken uit de externe agenda worden in jullie Bessy omgeving dan ook weergegeven als absentie.

Wil je meer inzichten in de afspraken en gegevens van de externe adviseur? Dan is dit in overleg met de adviseur wel mogelijk. Er zijn drie mogelijke privacy voorkeuren waaruit je kan kiezen:

De opdrachtgever kan alles zien van de externe gebruiker.
De opdrachtgever kan alleen de locatie zien van de externe gebruiker.
De opdrachtgever kan alleen de beschikbaarheid zien van de externe gebruiker.

De locatiegegevens van afspraken uit de agenda worden wel altijd met Planbot gedeeld. Aan de hand van deze informatie zorgt Planbot er namelijk voor dat de adviseur een optimale route kan rijden. En dat willen we allemaal wel, toch? 😄