Dynamische speling instellen

Door het instellen van een dynamische speling, geef je Planbot speelruimte waarbinnen ingeplande afspraken verplaatst mogen worden.

Daarnaast wordt de dynamische speling ook gebruikt in de communicatie naar de klant, in berichten zoals 'We zijn er tussen 14.00 en 18.00'. Ook kan je bijvoorbeeld bij het inplannen van een afspraak een breed tijdsvak naar de klant communiceren, en een X aantal dagen van tevoren een kleiner tijdsvak.

📘

Automatisch optimaliseren

Het is erg belangrijk om de speling goed in te stellen wanneer je automatisch optimaliseren voor Planbot actief hebt staan.

Tijd voor het instellen van de dynamische speling. Ga hiervoor via het configuratiescherm naar Planbot. Onder Dynamische speling kan je klikken op + Speling toevoegen. Hier kan je de gegevens invullen voor de speling. Je kan bijvoorbeeld de volgende twee spelingen toevoegen:

• Dagen voor taken: 7
  Speling L (120 min)
  Starttijdstip van speling 0 uur 0 min
  Eindtijdstip van speling 18 uur 0 min

📘

Speling

Met deze speling heb je ingesteld dat afspraken tot 7 dagen van te voren 120 min naar voren of achteren mogen verplaatsen in de planning. Stel je voor: de afspraak staat ingepland om 16.00 uur, dan wordt er naar de klant gecommuniceerd 'We zijn er tussen 14.00 en 18.00'.

In dit geval wordt 18.00 als eindtijd gebruikt omdat dit als eindtijdstip is ingevuld. Als je hier niets invult, wordt de ingestelde werktijd van desbetreffende medewerker gebruikt, bijvoorbeeld 08.00-17.00. De klant ontvangt dan het bericht 'We zijn er tussen 13.00 en 17.00'. De overige tijd wordt dan naar voren gezet.

Let op: het start- en eindtijdstip wordt alleen gebruikt voor de communicatie. Planbot zal geen afspraken inplannen na de ingestelde werktijd van de medewerker.

• Dagen voor taken: 3
  Speling S (60 min)
  Starttijdstip van speling 0 uur 0 min
  Eindtijdstip van speling 0 uur 0 min

📘

Speling

Met deze speling heb je ingesteld dat afspraken vanaf 3 dagen van te voren 60 min naar voren of achteren mogen verplaatsen.

Let op: deze speling telt van 0 tot 3 dagen en 3 tot 7 dagen. Vanaf oneindig pakt Planbot namelijk de hoogste die er is (7), en tussen de 7 en 3 dagen pakt Planbot ook de speling van 7 dagen. Tussen 3 en 0 dagen pakt Planbot de speling van de 3 dagen.

In dit geval hebben we geen begin- of eindtijd ingesteld en zal voor de communicatie de werktijd van desbetreffende medewerker aangehouden worden.

Je kan een dynamische speling ook op taakniveau vaststellen. Dit doe je in het taakvenster onder Planning.