1. De e-mail schrijven

Ga naar ‘Mail templates’ en klik op het + icoon in de rechterbovenhoek om een nieuw template aan te maken. Wanneer het template is geopend, zie je direct een teksteditor. Hier kan je de tekst van de e-mail schrijven en handige variabelen toevoegen om je mail te personaliseren. Deze variabelen maken het mogelijk om je klant persoonlijk te begroeten en informatie toe te voegen over de taak, planning, locatie en meer. Je kan de variabelen het veld inslepen om ze te gebruiken.

📘

Aanmaken

Lees hier meer over aanmaken van een mail template.

Een mail over een afspraak bevestiging kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

👍

Voorbeeld

Beste Tom,

Hierbij bevestigen we uw afspraak op 12 september 2022 tussen 10.00 en 11.00 uur. Onze monteur zal rond dit tijdstip langskomen op:

Duivenlaan 1 in Utrecht. Indien nodig neemt onze monteur contact met u op via het bij ons bekende telefoonnummer: 0612345678.

Bij vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen via e-mail of telefoon.

Met vriendelijke groet,

Team Bessy

Template naam
Deze template naam is alleen intern te lezen. Heb je een e-mail geschreven over een afspraak bevestiging, dan kan je als template naam bijvoorbeeld ‘Afspraak bevestiging’ gebruiken.

Header
De header is de tekst preview die klanten lezen wanneer je mail in hun inbox verschijnt. Ik raad je aan om hier een samenvattende zin te schrijven. Bijvoorbeeld: ‘Hierbij bevestigen we uw afspraak op {task-planned-day-name}.’ Zo ziet de klant in één oogopslag waar je e-mail over gaat. Vul je hier niets in, dan ziet de klant standaard de aanhef van de mail.

Onderwerp
Hier kan je het onderwerp van de mail opschrijven. Bijvoorbeeld ‘Afspraak bevestiging’. Hier kan je ook een variabel gebruiken.

Module
Selecteer hier waar je mail over gaat. Voor de mail met een afspraak bevestiging, kiezen we voor de module ‘Taken’.

Layout
Hier kan je een mail layout selecteren.

Afzender naam
Je kan hier opschrijven wie de mail verstuurt. Dit is vaak de naam van je bedrijf.

Afzender mail
Het e-mailadres dat je hier opschrijft, moet eerst worden goedgekeurd door het Bessy team. Is jouw e-mailadres nog niet goedgekeurd? Stuur ons dan een berichtje.

Na het schrijven van de tekst, is het tijd om de e-mail te automatiseren.

2. Automation instellen

Ben je klaar voor wat Bessy magic? ✨Met onze automations kan je automatisch e-mails versturen op verschillende momenten in de klantreis. Ik deel hier vier voorbeelden van de meest gebruikte e-mail automations in Bessy, namelijk:

-Afspraak bevestiging

-Afspraak aankondiging

-Afspraak herinnering

-Klant review

Afspraak bevestiging

We willen onze e-mail uit stap één nu automatisch versturen naar onze klanten. Ga hiervoor naar ‘Automations’ en klik rechtsboven op het + icoon om een nieuwe automation aan te maken.

Kies nu als trigger ‘Taak’ en sleep deze kaart het veld in. Hierna kan je met de rechtermuisknop op de kaart klikken en kiezen voor de status ‘Ingepland’.

Wil je de e-mail alleen versturen voor installatie taken? Dan kan je een filter aan de automation toevoegen. Kies dan bij filter voor ‘Categorie is’, sleep deze het veld in en selecteer met de rechtermuisknop ‘Installatie’. Dit is handig wanneer je voor installatie een andere mail hebt dan voor onderhoudstaken.

Vervolgens kies je bij acties voor ‘Stuur mail’ en sleep je deze kaart het veld in. Als je nu klikt op de kaart kan je de mail template ‘Afspraak bevestiging’ kiezen en als ontvanger kies je contactpersoon.

Als alledrie de kaartjes in het veld staan, kan je ze verbinden met de pijlen. Klik vervolgens rechtsonder op play en je eerste e-mail automation is ready!

Wil je ook voor andere taak categorieën een afspraak bevestiging sturen? Dan kun je deze gemakkelijk toevoegen aan de automation.

Afspraak aankondiging

Door het aankondigen van de afspraak, is de kans dat je voor een dichte deur komt te staan nog kleiner.😄 Je kan met een automation automatisch een afspraak aankondiging versturen, X weken/dagen voordat de afspraak plaatsvindt.

Ga naar ‘Automations’ en klik rechtsboven op het + icoon om een nieuwe automation aan te maken. Kies nu als trigger ‘Elke dag’ en sleep deze kaart het veld in. Klik hierna met de rechtermuisknop op de kaart en selecteer een tijd.

We moeten nu aangeven om welke data het gaat, in dit geval zijn dat alle afspraken die over X dagen plaatsvinden. Kies daarom bij collector voor ‘Gepland over .. dagen’ en sleep deze kaart het veld in. Klik vervolgens op de kaart en kies het aantal dagen.

Nu kunnen we de juiste e-mail selecteren door bij acties te kiezen voor ‘Stuur mail’ en de kaart het veld in te slepen. Klik op de kaart en selecteer je geschreven template voor ‘Afspraak aankondiging x dag(en)’.

Verbind alle kaartjes weer met elkaar en druk op de play-button rechtsonder.

Afspraak herinnering

Heb je je klant een uitnodiging gestuurd voor het inplannen van een afspraak, maar ontvang je geen reactie? Dan wordt het misschien tijd om een herinnering te sturen. Gelukkig kan je ook die e-mail in Bessy automatisch versturen. 😉

Ga naar ‘Automations’ en klik rechtsboven op het + icoon om een nieuwe automation aan te maken. Kies nu als trigger ‘Elke dag’ en sleep deze kaart het veld in. Klik hierna met de rechtermuisknop op de kaart en selecteer een tijd.

Kies vervolgens bij collector voor ‘Taken gemaild’. Klik op de kaart en kies als mail template voor de Planbot (inplannen klant), als ontvanger voor contactpersoon en kies hoeveel dagen geleden de mail verzonden moet zijn voor de herinnering wordt verstuurd.

Nu is het tijd om aan te geven dat de taak nog niet gepland is. Dit doe je door onder filter de kaart ‘Is gepland’ in het veld te slepen. Open de kaart en klik op ‘omkeren’, dit betekent dat de kaart niet gepland is.

Tot slot selecteer je weer het mail template dat verstuurd moet worden door onder acties te kiezen voor ‘Stuur e-mail’ en het template voor afspraak herinnering te kiezen.

Verbind alle kaartjes, druk op play en you’re good to go!

Klant review

Tijd voor een spiksplinternieuwe automation.🤩 Je kan namelijk ook automatisch een e-mail sturen waarin je de klant vraagt om een review, X dagen/weken na de afspraak heeft plaatsgevonden.

Ga naar ‘Automations’ en klik rechtsboven op het + icoon om een nieuwe automation aan te maken. Kies nu als trigger ‘Elke dag’ en sleep deze kaart het veld in. Klik hierna met de rechtermuisknop op de kaart en selecteer een tijd.

Kies onder collector voor ‘Actie .. dagen geleden’ en sleep deze kaart het veld in. Selecteer vervolgens in de kaart onder 'Actie' ‘Taak uitgevoerd’ en schrijf onder ‘Dagen’ het aantal dagen waarna je de review wilt versturen.

Onder acties kan je nu kiezen voor ‘Stuur e-mail’ en een mail template selecteren met als onderwerp klant review.

Verbind vervolgens alle kaarten weer met elkaar en druk op de play-button rechtsonder.

📘

Wil je meer leren over Bessy?

Lees dan onderstaande best practices over categorieën en taaksoorten en het onderscheiden van taken met tags. 👇