Planbot kan ook worden gebruikt als onderdeel van een automation. Zo kan je er bijvoorbeeld voor zorgen dat wanneer er een activiteit met Planbot heeft plaatsgevonden, automatisch een mail wordt verstuurd. Hieronder worden er een paar automations toegelicht die je kan instellen voor je eigen Bessy omgeving.

Je klant automatisch uitnodigen voor het inplannen van een afspraak

Wil je dat de klant na het aanvragen van planning opties direct zelf een afspraak kan inplannen? Dit kan je instellen met een automation. Hiervoor kan je de volgende kaartjes het veld inslepen:

Trigger ➝ Planbot: Gebeurtenis = aangevraagd

Actie ➝ Berichten: Stuur e-mail. Selecteer vervolgens als template 'Planbot - Inplannen klant' en als ontvanger 'Contactpersoon'.

Als je niet wilt dat de e-mail wordt verstuurd voor iedere taak, kan je nog voorwaarden meegeven of filters toevoegen om het aantal taken waarvoor deze automation geldt te specificeren.

Automatisch een afspraak bevestiging versturen naar je klant

Het is natuurlijk wel zo netjes als je klant na het inplannen van een afspraak een afspraak bevestiging ontvangt. Gelukkig hoef je daar straks zelf niet meer aan te denken als je een automation hebt ingericht. Voor deze automation kan je de volgende kaartjes het veld inslepen:

Trigger ➝ Taken: Gebeurtenis = ingepland

Actie ➝ Berichten: Stuur e-mail. Selecteer vervolgens als template 'Afspraak bevestiging' en als ontvanger 'Contactpersoon'.

Ook aan deze automation kan je nog voorwaarden meegeven of filters toevoegen om het aantal taken waarvoor deze automation geldt te specificeren.

Automatisch een melding maken wanneer afspraak momenten zijn afgewezen

Het is fijn om een goed overzicht te behouden van de status van afspraken. Zo wil je bijvoorbeeld graag weten wanneer een klant afspraak momenten heeft afgewezen, zodat je eventueel vervolgstappen kan zetten.

Met deze automation zorg je ervoor dat er automatisch een melding gemaakt wordt wanneer afspraak momenten zijn afgewezen. Je kan hiervoor de volgende kaartjes het veld inslepen:

Trigger ➝ Planbot: Gebeurtenis = geannuleerd

Actie ➝ Taken: Meld probleem. Je kan vervolgens een melding selecteren. In dit geval zou de melding 'Afgewezen' van toepassing zijn. Deze melding moet je eerder wel zelf hebben aangemaakt.

📘

Meldingen

Lees hier meer over het aanmaken van meldingen.

Automatisch nieuwe afspraak momenten voorstellen na het verlopen van afspraak momenten

Zijn de voorgestelde afspraak momenten verlopen? Je kan een automation instellen die ervoor zorgt dat je klant automatisch een nieuwe link ontvangt voor het inplannen van aan afspraak. Hiervoor kan je de volgende kaartjes het veld inslepen:

Trigger ➝ Tijd: Elke dag. Je kan hier een tijdstip selecteren wanneer de actie moet worden uitgevoerd.

Collector ➝ Planbot: Alle verlopen. Je kan instellen over hoeveel uren en minuten de afspraak momenten moeten verlopen voor het uitvoeren van de actie. In dit geval wil je de mail sturen wanneer de afspraak momenten verlopen zijn, dus laat je de instellingen staan op 0 uren en 0 minuten.

Actie ➝ Berichten: Stuur e-mail. Selecteer vervolgens als template 'Afspraak momenten verlopen' en als ontvanger 'Contactpersoon'.

Automatisch tags toevoegen na activiteiten van Planbot

Wil je gemakkelijk kunnen zien wanneer Planbot een actie heeft uitgevoerd? Dan kan je ervoor kiezen om automatisch tags toe te voegen aan taken. Je kan dit bijvoorbeeld doen wanneer Planbot een planning optie heeft toegevoegd. Hiervoor kan je de volgende kaartjes het veld inslepen:

Trigger ➝ Planbot: Gebeurtenis = toegevoegd

Actie ➝ Voeg tag toe: [naam van tag*] toevoegen

*hier kiezen voor een tag die bijvoorbeeld heet 'Optie toegevoegd'.

Mocht je nog intensiever met tags willen werken, raden we je aan om deze guide te lezen over het automatisch toevoegen van status tags.

📘

Mail template

Het kan zijn dat de hierboven genoemde mail templates (nog) niet in jouw Bessy omgeving staan. Als dat het geval is, kan je deze mail templates zelf aanmaken in je omgeving.

Je kan nog veel meer automations instellen waarin Planbot een belangrijke rol speelt. Ontdek dit zelf door bij automations door de kaartjes te klikken en te experimenteren. Let er hierbij wel op dat je de automation niet activeert. Wil je advies van één van onze specialisten bij het aanmaken van automations? Stuur dan een mail naar [email protected] om de mogelijkheden te bespreken.

Planbot maakt jouw werk makkelijker en leuker!

We zijn aan het einde gekomen van deze informatieve guide over Planbot. Hopelijk weet je nu precies hoe je Planbot kan inzetten en heb je een hoop nieuwe dingen geleerd. Je kan je nog verder verdiepen in Planbot door in de Bessy Academy te duiken. Uiteraard staat ons team ook voor je klaar om je te helpen met al je vragen over Planbot. 😄

📘

Planbot!

Heb je het idee dat Planbot voor jou niet optimaal werkt? Dan raden we je aan om contact op te nemen met onze Planbot experts.