Taak handmatig inplannen en bevestigen

📘

Taken aangemaakt

Voor je met deze guide aan de slag gaat, moet je eerst taken hebben aangemaakt. Heb je dat nog niet gedaan? Lees dan hier hoe je een taak moet aanmaken.

1. Ga naar het planbord.
2. Je ziet aan de rechterkant van het planbord openstaande taken staan. Sleep een openstaande taak naar de gewenste tijd en gebruiker in het planbord. Je kan dit meerdere keren herhalen om verschillende planning opties te genereren.
3. Wanneer je voldoende opties hebt aangemaakt, kan je de planning opties opslaan.
4. Klik nu op het e-mail icoon onder de planning opties om de planning opties te versturen.
5. Selecteer in het popup venster de ontvanger. Voor dit voorbeeld kan je kiezen voor je eigen naam, maar wil je de opties versturen naar je klant, dan kies je voor contactpersoon.
   Vervolgens kies je een mailtemplate voor het maken een afspraak. Het standaard template hiervoor heet 'afspraak inplannen'. Na het selecteren van het template verstuur je de e-mail.

📘

Mailtemplates

Wil je zelf een mailtemplate maken? Je kan hier meer lezen over mailtemplates.

6. Je hebt nu in je inbox een mail ontvangen van Bessy. Open de mail en klik op de link. Je kan nu in het portaal kiezen voor één van de planning opties.
   Klik op de beste optie en de afspraak staat ingepland.

📘

Contactpersoon

Normaal gesproken wordt deze stap uitgevoerd door de contactpersoon naar wie je de e-mail hebt verstuurd.

7. Als je nu teruggaat naar het planbord, kan je zien dat de afspraak is ingepland op de door jou gekozen dag.

📘

Automatiseren

Je kan dit hele proces ook automatiseren. Lees hier de best practice over e-mail automations inrichten voor klantcommunicatie.

8. Wil je de afspraak direct inplannen via de backoffice? Sleep de taak in het planbord, zet je muis op de planningsoptie en klik op het vinkje. Je taak wordt nu direct ingepland voor het gekozen moment.