Met automations kan je automatisch status tags aan je taken toevoegen. Denk hierbij aan tags met de volgende statussen:

• Nog in te plannen
• Optie toegevoegd
• Opties voorgesteld
• Taak ingepland

Voordat je de automation hiervoor kan instellen, moet je eerst de tags in Bessy aanmaken. Je kan hier lezen hoe je een tag aanmaakt.

Na het aanmaken van de tags kan het automatiseren beginnen! Ga naar automations en klik op het + icoon rechtsboven voor het aanmaken van een nieuwe automation. Je kan de automation bijvoorbeeld 'Tags' noemen.

We gaan de automation aanmaken in vier stappen.

Stap 1

In deze eerst stap gaan we de automation zo instellen dat er aan openstaande taken automatisch de tag 'Nog in te plannen' wordt toegevoegd.

Sleep de volgende kaartjes in het veld:

Trigger ➝ Gebeurtenis ➝ Selecteer de status 'Open'

Filter ➝ Taken ➝ Categorie is ➝ Selecteer de categorie waar je de tags aan wilt toevoegen

Acties ➝ Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer de tag 'Nog in te plannen'

Stap 2

Met deze tweede stap wordt er aan taken waarbij afspraakmomenten beschikbaar zijn, automatisch de tag 'Optie toegevoegd' toegevoegd.

Sleep de volgende kaartjes in het veld:

Trigger ➝ Planbot ➝ Gebeurtenis ➝ selecteer 'Toegevoegd'

Nu gaan we twee actie kaartjes met deze trigger verbinden. Kies hiervoor de volgende kaartjes:

Actie ➝ Overige ➝ Verwijderen tag ➝ Selecteer de tag 'Nog in te plannen'

Actie ➝ Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer de tag 'Optie toegevoegd'

Stap 3

Met deze derde stap wordt de tag 'Opties voorgesteld' automatisch toegevoegd wanneer er een e-mail is verstuurd naar de klant voor het inplannen van de taak.

Sleep de volgende kaartjes in het veld:

Trigger ➝ Berichten ➝ Bericht gebeurtenis ➝ Kies bij gebeurtenis voor 'Verzonden'

Filter ➝ Berichten ➝ Mailtemplate is ➝ Kies voor het template dat je gebruikt om planningsopties naar de klant te sturen

Nu gaan we twee actie kaartjes met deze trigger verbinden. Kies hiervoor de volgende kaartjes:

Actie ➝ Overige ➝ Verwijderen tag ➝ Selecteer de tag 'Optie toegevoegd'

Actie ➝ Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer de tag 'Opties voorgesteld'

Stap 4

Met het laatste deel van de automation wordt de tag 'Opties voorgesteld' verwijderd wanneer de taak is ingepland en wordt de tag 'Taak ingepland' toegevoegd.

Sleep de volgende kaartjes in het veld:

Trigger ➝ Taken ➝ Gebeurtenis ➝ Selecteer de status 'Ingepland'

Actie ➝ Overige ➝ Verwijderen tag ➝ Selecteer de tag 'Opties voorgesteld'

Actie ➝ Overige ➝ Voeg tag toe ➝ Selecteer de tag 'Taak ingepland'

Activeren

Klik op de play button rechtsonder om de automation te activeren. Als alle kaartjes een groene gloed hebben, is de automation actief.