Werk je met externe installateurs? Dan hebben we goed nieuws. Bessy Connect gaat deze samenwerking namelijk een stuk gemakkelijker maken! Met onze gloednieuwe feature kan je straks externe agenda's en Bessy omgevingen koppelen aan jullie eigen Bessy omgeving. Hierdoor kunnen er direct afspraken worden ingepland in de agenda of planning van de installateur, wordt er altijd gewerkt volgens jullie richtlijnen en rijdt iedere installateur alleen nog maar optimale routes.

De kracht van Bessy Connect

Eén ding is zeker, Bessy Connect gaat jullie ontzettend veel tijd en kilometers besparen.

Met Bessy Connect:

✓ Kan je direct afspraken plannen in de agenda of planning van een externe installateur;

✓ Rijdt de externe installateur duurzame routes door de planning optimalisatie van Planbot;

✓ Werkt de installateur direct in een ingerichte omgeving volgens jouw werkprocessen;

✓ Kunnen eindklanten direct afspraken plannen in de agenda van een externe installateur;

✓ Heb jij als opdrachtgever de volledige controle over de planning en uitvoering van afspraken.

Al met al wordt samenwerken met Bessy Connect zowel voor opdrachtgever als voor installateur een stuk efficiënter en leuker!

🙌 Samenwerken met Bessy Connect

Je kan samenwerken met een externe installateur op drie verschillende manieren:

Gebruikers van een andere Bessy omgeving aan jullie omgeving koppelen
De agenda van een externe installateur aan jullie Bessy omgeving koppelen
Een externe installateur een taak laten uitvoeren via een link in de mail

Hieronder lees je voor elk van deze manieren hoe het precies werkt in Bessy.

1. Gebruikers van een andere Bessy omgeving koppelen aan jullie omgeving

Stel je voor: er zijn meerdere installateurs van een ander bedrijf die regelmatig voor je werken. Hoe fijn zou het zijn als deze installateurs als externe gebruikers in jullie Bessy omgeving kunnen werken? Precies, ideaal!

Met Bessy Connect kunnen gebruikers van een andere Bessy omgeving aan jullie omgeving worden gekoppeld. Vanaf dat moment kunnen er in jullie Bessy omgeving taken worden ingepland voor deze externe gebruikers. De aan hen toegewezen taken zullen ook in hun eigen Bessy omgeving zichtbaar zijn. Bij het inplannen van deze taken wordt er door Planbot rekening gehouden met bestaande afspraken, om zo weer tot een optimale planning te komen.

Je kan dus stellen dat de externe gebruikers in hun eigen Bessy omgeving werken aan jouw taken. Echter werken ze aan deze taken vanuit jullie Bessy omgeving, met de templates, processen en instellingen die jullie hebben ingericht. Dit betekent bijvoorbeeld dat e-mails verstuurd worden vanuit jullie omgeving en ook de checklists vanuit deze omgeving worden ingevuld.

Door op deze manier met Bessy Connect te werken, kan de installateur direct in een ingerichte omgeving werken zonder daarvoor iets te hoeven doen.

2. De agenda van een externe installateur koppelen aan jullie Bessy omgeving

Als er installateurs zijn die regelmatig voor jullie werken, is het natuurlijk handig om beschikking te hebben tot hun agenda. Zo weet je precies wanneer afspraken kunnen worden ingepland. Nóg handiger zou het zijn als je afspraken direct in hun agenda kan plannen en zij aan de afspraak kunnen werken vanuit jullie Bessy omgeving. Met Bessy Connect is dit mogelijk!

Bessy Connect koppelt de Outlook of Google agenda van een externe installateur aan jullie Bessy omgeving. Hierna kan Planbot afspraken inplannen voor de installateur om zijn bestaande afspraken heen. Planbot houdt hierbij rekening met de locatie en duur van bestaande afspraken.

Wanneer de installateur de door jouw ingeplande afspraak in zijn agenda opent, kan hij de locatie zien en een link naar de taak in jullie Bessy omgeving. Door op deze link te klikken, kan de installateur de taak uitvoeren en informatie registreren.

Op deze manier kan je niet alleen je afspraken voor externe installateurs optimaal plannen, maar zorg je er direct voor dat installateurs werken op jullie manier.

3. Een externe installateur een taak laten uitvoeren via een link in de mail

Zijn er weleens installateurs die sporadisch werkzaamheden uitvoeren voor jullie? Dan kan je die simpelweg een link naar de taak sturen via de mail. Als de installateur op de link in de mail klikt, opent het taakvenster zich, waarna de installateur taakinformatie kan registreren en bijvoorbeeld een checklist kan invullen. Voor deze manier van samenwerken hoef je de taak niet in te plannen, maar kan je simpelweg een taak met de installateur delen.

🔒 Hoe zit het met privacy?

Door een externe agenda of planning aan jullie Bessy omgeving te koppelen, kan je zien wanneer een installateur afspraken in zijn eigen agenda heeft ingepland. Daar is in principe alles mee gezegd. Als opdrachtgever heb je namelijk geen inzichten in de afspraak- en locatiegegevens van externe afspraken. Afspraken uit de externe agenda worden in jullie Bessy omgeving dan ook weergegeven als absentie.

Wil je meer inzichten in de afspraken en gegevens van de externe installateur? Dan is dit in overleg wel mogelijk. Er zijn drie mogelijke privacy voorkeuren waaruit je kan kiezen:

De opdrachtgever kan alles zien van de externe gebruiker.
De opdrachtgever kan alleen de locatie zien van de externe gebruiker.
De opdrachtgever kan alleen de beschikbaarheid zien van de externe gebruiker.

De locatiegegevens van afspraken uit de externe agenda worden wel altijd met Planbot gedeeld. Aan de hand van deze informatie zorgt Planbot er namelijk voor dat de installateur een optimale route kan rijden. En dat willen we allemaal wel, toch? 😄